การวางแผนการจัดองค์องค์กร OA

การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ

คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฎิบัติที่เหมาะสม

ความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ

• ช่วยกำหนดทิศทางขององค์การให้มีจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนชัดเจน



• ทำให้การดำเนินงานมีระเบียบแบบแผนและมีระบบ



• องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้เป็นอย่างดี



• ผู้บริหารมีการตัดสินใจได้ดีขึ้น



• ทำให้การวิเคราะห์ปัญหาต่างๆเป็นไปโดยรอบคอบระมัดระวัง



• ทำให้การประสานงานระหว่างบุคลากรดีขึ้นลดการขัดแย้ง



• สามารถควบคุม ติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของระบบงานได้



• ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ



• ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแนวความคิด
  

คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี

• การครอบคลุมงาน



• การประมาณ



• การยอมรับ



• การนำไปใช้



• การเปลี่ยนแปลง
  

องค์ประกอบของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ




2. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน




3. วัตถุประสงค์ของการวางแผน ซึ่งพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้
   

• วัตถุประสงค์ของระบบ
  



• ขอบเขตของงาน




• งานที่ต้องดำเนินการ




• ขั้นตอนการดำเนินการ




• เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ

วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์

• เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน





• ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ

ระบบการจัดการกระแสงาน

ระบบการจัดการกระแสงาน คือ ระบบการจัดการอัตโนมัติ สำหรับกระบวนการทางธุรกิจ ในการจัดระบบของกระแสงานมีส่วนช่วยให้เรามีความสามารถในการค้นหาดีขึ้น

หน้าที่ของระบบกระแสงาน

1. การส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถส่งข้อความ เอกสาร งาน ไปตามเส้นทางต่างๆ ได้อย่างอัตโนมัติ ตามที่ได้กำหนดไว้ระหว่างการเขียนแผนภูมิกระแสงาน (workflow diagram) ซึ่งผู้ใช้ระบบจะต้องวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการทำงาน และกำหนดรายละเอียดต่างๆ ขององค์ประกอบของระบบการจัดการกระแสงาน




2. การกำหนดค่าตัวแปร ระบบสามารถกำหนดค่าตัวแปรที่ใช้กำหนดกฎการทำกิจกรรม หรือกฎทางธุรกิจ
   



3. การควบคุมกิจกรรม ระบบสามารถกำหนดควบคุมการทำกิจกรรมว่าได้ถูกกระทำ และรับการยืนยันการสำเร็จของงาน โดยอาจให้มีข้อยกเว้นได้สำหรับกรณีฉุกเฉิน




4. การนำเข้าและส่งออก ระบบควรมีความสามารถในการนำแฟ้มเข้า (import) และส่งแฟ้มออก (export) เพื่อเปิดโอกาสให้มีการติดต่อกันกับระบบงานข้างเคียง




5. การบันทึกงานแต่ละขั้นตอน ระบบจะช่วยเก็บรายละเอียดของเวลาแต่ละขั้นตอนไว้ทั้งหมด เพื่อนำไปประเมิน พัฒนา และปรับปรุงกระแสงานต่อไป
   

ความสามารถของระบบกระแสงาน

1. การมอบหมายงาน ระบบสามารถมอบหมายงานกระจายไปให้ผู้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม




2. การจัดตารางเวลา ระบบสามารถจัดตารางเวลางานให้ตามความเร่งด่วน ผู้ใช้ระบบจะถูกกำหนดบทบาท สิทธิ หน้าที่ในการทำงานในกระแสงาน โดยผู้บริหารระบบกระแสงาน (workflow system administrator)




3. การแสดงรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ
   



4. การแสดงสถานภาพของงาน ระบบสามารถจัดทำสถานภาพความก้าวหน้าและตารางแสดงความสัมพันธ์ของงาน ทุกครั้งที่รายการของกิจกรรมได้เริ่มต้นตามกระแสงาน
   

การจัดการเอกสาร

1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืนและการกำจัด เพราะเอกสารถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ เอกสารเป็นสื่อที่บรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สำนักงานดำเนินการได้ตามภารกิจที่ได้วางไว้

2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ะ และระบบการจัดทำสำเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใด

3. ระบบจัดเก็บและค้นคืนครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำหนดวิธีการในการค้นคืน

4. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวกและทันต่อเหตุการณ์

วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสาร

วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสารเริ่มจากการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่องประมวลคำ เครื่องถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่างๆ และระบบสำนักงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ อุปกรณ์รับภาพกราฟิกประเภทอื่นๆ

ขั้นตอนและความสำคัญของระบบการผลิตเอกสาร

1. การจัดเตรียมเอกสาร
   



2. การพิจารณาวัตถุประสงค์




3. การจัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์




4. การควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผู้รับผิดชอบ

เทคโนโลยีสำคัญในการจัดทำสำเนาเอกสาร

สามารถแบ่งกระบวนการสำคัญออกเป็น 2 ประเภท คือ

• กระบวนการถ่ายภาพสำเนา โดยปัจจุบันได้มีวิวัฒนาการเป็นเครื่องถ่ายเอกสารภาพสี และจัดเรียงหน้าเอกสารโดยอัตโนมัติ
  



• กระบวนการพิมพ์
  - การพิมพ์ออฟเซต เป็นกระบวนการทำสำเนาโดยเริ่มจากการนำภาพต้นฉบับของเอกสารที่จะจัดทำสำเนาเสียก่อน เมื่อได้ภาพต้นฉบับแล้ว จึงค่อยจัดทำสำเนาจากต้นฉบับ
  - การพิมพ์ตามความต้องการ โดยใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ความเร็วสูง มักนิยมใช้กับการจัดพิมพ์จดหมายเวียน จดหมายประชาสัมพันธ์ลูกค้า
  เป็นการจัดการเอกสารที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจะช่วยให้มีการจัดเก็บข้อมูลดีด้วย

บทบาทและการใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ

1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้

• งานรับข้อมูลและสารสนเทศ




• การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ




• การประมวลผลข้อมูล




• การจัดทำเอกสารธุรกิจ
  

2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

1. การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้

• การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง




• การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม




• การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร
  

2. เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น