การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฎิบัติที่เหมาะสม
- ช่วยกำหนดทิศทางขององค์การให้มีจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนชัดเจน
- ทำให้การดำเนินงานมีระเบียบแบบแผนและมีระบบ
- องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้เป็นอย่างดี
- ผู้บริหารมีการตัดสินใจได้ดีขึ้น
- ทำให้การวิเคราะห์ปัญหาต่างๆเป็นไปโดยรอบคอบระมัดระวัง
- ทำให้การประสานงานระหว่างบุคลากรดีขึ้นลดการขัดแย้ง
- สามารถควบคุม ติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของระบบงานได้
- ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
- ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแนวความคิด
คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี
- การครอบคลุมงาน
- การประมาณ
- การยอมรับ
- การนำไปใช้
- การเปลี่ยนแปลง
องค์ประกอบของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
- บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ
- ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน
- วัตถุประสงค์ของการวางแผน ซึ่งพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้
- วัตถุประสงค์ของระบบ
- ขอบเขตของงาน
- งานที่ต้องดำเนินการ
- ขั้นตอนการดำเนินการ
- เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ
วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
- เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน
- ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ
ร
ะบบการจัดการกระแสงาน 
หน้าที่ของระบบกระแสงาน
- การส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถส่งข้อความ เอกสาร งาน ไปตามเส้นทางต่างๆ ได้อย่างอัตโนมัติ ตามที่ได้กำหนดไว้ระหว่างการเขียนแผนภูมิกระแสงาน (workflow diagram) ซึ่งผู้ใช้ระบบจะต้องวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการทำงาน และกำหนดรายละเอียดต่างๆ ขององค์ประกอบของระบบการจัดการกระแสงาน
- การกำหนดค่าตัวแปร ระบบสามารถกำหนดค่าตัวแปรที่ใช้กำหนดกฎการทำกิจกรรม หรือกฎทางธุรกิจ
- การควบคุมกิจกรรม ระบบสามารถกำหนดควบคุมการทำกิจกรรมว่าได้ถูกกระทำ และรับการยืนยันการสำเร็จของงาน โดยอาจให้มีข้อยกเว้นได้สำหรับกรณีฉุกเฉิน
- การนำเข้าและส่งออก ระบบควรมีความสามารถในการนำแฟ้มเข้า (import) และส่งแฟ้มออก (export) เพื่อเปิดโอกาสให้มีการติดต่อกันกับระบบงานข้างเคียง
- การบันทึกงานแต่ละขั้นตอน ระบบจะช่วยเก็บรายละเอียดของเวลาแต่ละขั้นตอนไว้ทั้งหมด เพื่อนำไปประเมิน พัฒนา และปรับปรุงกระแสงานต่อไป
- การมอบหมายงาน ระบบสามารถมอบหมายงานกระจายไปให้ผู้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
- การจัดตารางเวลา ระบบสามารถจัดตารางเวลางานให้ตามความเร่งด่วน ผู้ใช้ระบบจะถูกกำหนดบทบาท สิทธิ หน้าที่ในการทำงานในกระแสงาน โดยผู้บริหารระบบกระแสงาน (workflow system administrator)
- การแสดงรายการงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ
- การแสดงสถานภาพของงาน ระบบสามารถจัดทำสถานภาพความก้าวหน้าและตารางแสดงความสัมพันธ์ของงาน ทุกครั้งที่รายการของกิจกรรมได้เริ่มต้นตามกระแสงาน
การจัดการเอกสาร
1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืนและการกำจัด เพราะเอกสารถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ เอกสารเป็นสื่อที่บรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สำนักงานดำเนินการได้ตามภารกิจที่ได้วางไว้
2. ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ะ และระบบการจัดทำสำเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใด
3. ระบบจัดเก็บและค้นคืนครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำหนดวิธีการในการค้นคืน
4. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวกและทันต่อเหตุการณ์
วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสารวิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสารเริ่มจากการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่องประมวลคำ เครื่องถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่างๆ และระบบสำนักงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ อุปกรณ์รับภาพกราฟิกประเภทอื่นๆ
ขั้นตอนและความสำคัญของระบบการผลิตเอกสาร
- การจัดเตรียมเอกสาร
- การพิจารณาวัตถุประสงค์
- การจัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์
- การควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผู้รับผิดชอบ
- กระบวนการถ่ายภาพสำเนา โดยปัจจุบันได้มีวิวัฒนาการเป็นเครื่องถ่ายเอกสารภาพสี และจัดเรียงหน้าเอกสารโดยอัตโนมัติ
- กระบวนการพิมพ์
- การพิมพ์ออฟเซต เป็นกระบวนการทำสำเนาโดยเริ่มจากการนำภาพต้นฉบับของเอกสารที่จะจัดทำสำเนาเสียก่อน เมื่อได้ภาพต้นฉบับแล้ว จึงค่อยจัดทำสำเนาจากต้นฉบับ
- การพิมพ์ตามความต้องการ โดยใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ความเร็วสูง มักนิยมใช้กับการจัดพิมพ์จดหมายเวียน จดหมายประชาสัมพันธ์ลูกค้า
เป็นการจัดการเอกสารที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจะช่วยให้มีการจัดเก็บข้อมูลดีด้วย
บทบาทและการใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานอัตโนมัติ
- ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้
- งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
- การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
- การประมวลผลข้อมูล
- การจัดทำเอกสารธุรกิจ
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ
ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน
1. การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้
- การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง
- การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม
- การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร
2. เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น
